Qui peut déposer une plainte auprès de l’ombudsman ?
Dois-je résider en Belgique pour pouvoir déposer une plainte ?
Puis-je introduire ma plainte en anglais ou en allemand ?
Puis-je introduire ma plainte par téléphone ?
Comment puis-je déposer une plainte par écrit ?
Puis-je venir déposer ma plainte directement en vos bureaux ?
J’ai déposé une plainte auprès de l’ombudsman. Que se passe-t-il ensuite ?
Puis-je me faire représenter ?
Intervenez-vous dans des litiges entre deux notaires ?
Intervenez-vous également dans des litiges entre un notaire et un de ses collaborateurs ?
Quelles sont les plaintes pour lesquelles vous n’êtes pas compétent ?
Certaines plaintes sont-elles traitées en priorité ?
Combien coûte l’intervention de l’ombudsman ?
Puis-je introduire une plainte de manière anonyme ?
Puis-je poser des questions juridiques au service d’ombudsman ?
Des rencontres physiques entre notaire et plaignant sont-elles organisées par l’ombudsman ?
Est-il opportun d’introduire simultanément la plainte auprès du service d’ombudsman et de la Chambre provinciale ?
Puis-je déposer une plainte à propos d’un dossier de vente publique sur saisie (exécution d’un mandat judiciaire par le notaire) ?
Puis-je déposer une plainte à propos d’un dossier de partage judiciaire (exécution d’un mandat judiciaire par le notaire) ?
Est-il permis de demander un devis au notaire pour le travail que j'envisage de lui confier ?
Puis-je faire appel à l’ombudsman pour que le notaire soit sanctionné ou condamné à effectuer un paiement ?

Qui peut déposer une plainte auprès de l’ombudsman ?

Tout client d’un notaire belge.

Dois-je résider en Belgique pour pouvoir déposer une plainte ?

Non, mais la plainte doit concerner un notaire belge.

Puis-je introduire ma plainte en anglais ou en allemand ?

Oui. Elle est ensuite traitée uniquement en français ou en néerlandais, au choix du plaignant. Il n’est pas prévu de traiter la plainte en allemand ou en anglais.

Puis-je introduire ma plainte par téléphone ?

Vous pouvez obtenir des informations pratiques sur le mode de fonctionnement du Service d’ombudsman par téléphone auprès de notre service (02/801.15.00). Nous ne pouvons pas enregistrer formellement votre plainte uniquement par téléphone. La procédure doit se faire par écrit (par lettre, par e-mail ou via le formulaire de plainte). Vous éprouvez des difficultés à nous fournir un document écrit ? Dans ce cas, contactez-nous au numéro 02/801.15.00.
ATTENTION: Notre service ne fournit pas de consultations juridiques. A cet égard, vous pouvez vous renseigner auprès d’un notaire, de la chambre provinciale des notaires ou consulter le site notaire.be, un avocat, etc.

Comment puis-je déposer une plainte par écrit ?

Trois possibilités s’offrent à vous:

• Vous utilisez le formulaire mis à disposition sur ce site.
• Vous nous envoyez un e-mail à l’adresse info@ombudsnot.be.
• Vous envoyez une lettre suffisamment affranchie à l’Ombudsman pour le notariat, Rue des Bouchers 67 à 1000 Bruxelles. Il n’est pas nécessaire d’envoyer votre lettre par recommandé.

N’oubliez pas de joindre une copie de tous les documents qui peuvent être utiles pour le traitement de la plainte (correspondance avec le notaire, copie de l’acte, …). Merci de ne pas déposer de documents originaux au service.
ATTENTION: Le nombre d’annexes pouvant être jointes au formulaire est limité à 3. Si vous souhaitez nous envoyer davantage de pièces, veuillez utiliser l’adresse e-mail précitée.

Puis-je venir déposer ma plainte directement en vos bureaux ?

Non, ce n’est pas prévu. Dans tous les cas, la plainte doit être introduite par écrit.

J’ai déposé une plainte auprès de l’ombudsman. Que se passe-t-il ensuite ?

Voir la procédure

Puis-je me faire représenter ?

Oui, c’est possible. Par exemple, par un membre de la famille, un avocat ou un proche.

Intervenez-vous dans des litiges entre deux notaires ?

Non, il s’agit d’une compétence disciplinaire du ressort de la Chambre provinciale des notaires.

Intervenez-vous également dans des litiges entre un notaire et un de ses collaborateurs ?

Non, nous ne sommes pas compétents pour des litiges de ce type. Nous traitons uniquement des litiges entre le notaire et ses clients. Par contre, un collaborateur de notaire peut nous contacter en sa qualité de client d’un autre notaire.

Quelles sont les plaintes pour lesquelles vous n’êtes pas compétent ?

Certaines plaintes ne sont pas traitées par l’ombudsman. Il s’agit des plaintes :

• qui ne concernent pas un dysfonctionnement notarial
• qui sont introduites de manière anonyme ou dont le notaire contre qui la plainte est dirigée n’est pas identifié ;
• qui ont fait ou font l’objet d’une procédure judiciaire ;
• qui ont fait ou font l’objet d’une autre procédure ;
• qui ont déjà été traitées par l’ombudsman pour le notariat et qui ne comportent pas d’éléments neufs ;
• de notaires, de collaborateurs de notaires (sauf s’il s’agit d’une plainte en qualité de client d’un autre notaire que celui qui les emploie) ou d’institutions notariales ;
• relatives aux activités privées du notaire.

Certaines plaintes sont-elles traitées en priorité ?

Non, ni la manière dont une plainte est déposée (par exemple par e-mail) ni l’objet de la plainte ne sont de nature à en faire une plainte prioritaire. Nous commençons à traiter votre plainte dès qu’elle nous est parvenue.

Combien coûte l’intervention de l’ombudsman ?

Le traitement de votre plainte est entièrement gratuit. Vos seules dépenses concernent les frais de timbre pour l’envoi de votre lettre, les photocopies que vous joignez à votre dossier, les éventuels entretiens téléphoniques avec notre service, …

Puis-je introduire une plainte de manière anonyme ?

Non. Afin de pouvoir traiter votre plainte, nous avons toujours besoin de votre identité et de votre adresse.

Puis-je poser des questions juridiques au service d’ombudsman ?

Non, nous n’avons pas pour mission d’assurer un service de consultation juridique. Toutefois, lorsque le notaire refuse de vous répondre, nous pouvons l’inviter à faire le nécessaire après réception d’une plainte à ce propos.

Des rencontres physiques entre notaire et plaignant sont-elles organisées par l’ombudsman ?

Non, la procédure se déroule intégralement par écrit, par le biais d’échanges de courriers ou d’e-mails avec les parties.

Est-il opportun d’introduire simultanément la plainte auprès du service d’ombudsman et de la Chambre provinciale ?

Non car la procédure menée par l’ombudsman est une procédure de médiation. Si, simultanément, il y a une procédure autre qui peut déboucher sur une sanction, le travail de médiation n’est pas possible.

Puis-je déposer une plainte à propos d’un dossier de vente publique sur saisie (exécution d’un mandat judiciaire par le notaire) ?

Oui MAIS dans des cas extrêmement limités, car :

• La plainte doit porter sur un disfonctionnement notarial. Il ne s’agit pas de remettre en question le fond du dossier qui a été tranché par le Tribunal (ordonnance rendue en vue de procéder à la saisie)
• Notre service ne peut pas se substituer aux dispositions du Code judiciaire qui organisent la procédure de saisie (avec la possibilité, notamment, de formuler des contredits dans les délais légaux impartis afin de permettre au tribunal de trancher). Pour éviter toute erreur de procédure, il y a lieu de vous faire assister utilement par votre avocat.

Exemple de plainte que notre service peut traiter: après l’adjudication publique du bien, l’Etude tarde à établir le procès-verbal d’ordre et à distribuer le produit de la vente aux créanciers.

Puis-je déposer une plainte à propos d’un dossier de partage judiciaire (exécution d’un mandat judiciaire par le notaire) ?

Oui MAIS dans des cas extrêmement limités, car :

• La plainte doit porter sur un disfonctionnement notarial. Il ne s’agit pas de faire intervenir notre service pour une médiation entre les indivisaires concernés (fond du dossier)
• Notre service ne peut pas se substituer aux dispositions du Code judiciaire qui organisent la procédure de partage (avec la possibilité, notamment, de formuler des contredits dans les délais légaux impartis afin de permettre au tribunal de trancher). Pour éviter toute erreur de procédure, il y a lieu de vous faire assister utilement par votre avocat.

Exemple de plainte que notre service peut traiter : l’Etude n’organise pas de réunion pour ouvrir les opérations nonobstant la demande qui lui a été faite par une des parties (pas de réponse au courrier formulé en ce sens).

Est-il permis de demander un devis au notaire pour le travail que j'envisage de lui confier ?

Oui. Ce n’est pas l’usage mais c’est vivement conseillé. Il apparaît qu’il est toujours plus prudent d’obtenir de la part du notaire en charge du dossier une estimation des frais à envisager et/ou de la façon dont le travail sera facturé. Idéalement, cette demande doit être effectuée AVANT de s’engager dans une opération qui nécessitera une intervention notariale (par exemple, avant d’émettre une offre d’achat).

Il y a deux types de services :

• ceux qui sont légalement tarifés : exemple : un achat immobilier. La loi prévoit un tarif fixe pour les honoraires du notaire.
  A côté des honoraires, il y a toute une série de frais complémentaires qui dépendent d’un dossier à l’autre en fonction des formalités à accomplir.
  Il est important de connaître la façon dont l’Etude facturera ces prestations car non couvertes par les honoraires.
• ceux qui ne sont pas légalement tarifés. Par exemple : une déclaration de succession. A l’occasion d’un dossier de succession, les Etudes fournissent différents services plus ou moins importants en fonction du dossier (et en fonction de ce qui est demandé par les héritiers).

Il est donc important d’être précis quant au travail confié au notaire et de savoir au préalable comment ce travail sera rémunéré.

N.B. : il est souvent impossible à l’Etude de prévoir au préalable le montant exact que coûtera l’opération envisagée. Par contre, l’Etude peut fournir sa méthode de facturation. Vous saurez ainsi comment seront facturés un appel téléphonique, une réponse par mail, une réunion, etc.

Pour mémoire, la Chambre provinciale dispose d’une compétence spécifique en matière de contestation d’honoraires et de frais d’acte.

Puis-je faire appel à l’ombudsman pour que le notaire soit sanctionné ou condamné à effectuer un paiement ?

Non. Le service ombudsman est un service de règlement extra-judiciaire. Sa mission première est de travailler à la mise en place d’une solution amiable lorsqu’un disfonctionnement notarial est relevé.

Exemples :

1. Un client se plaint de l’absence de réponse d’un notaire. Notre service va demander au notaire de fournir une solution (ex : il répond à la demande formulée) et/ou explique pourquoi il ne peut pas y répondre favorablement. Nous ne pouvons pas sommer (obliger) le notaire de répondre à la demande.
2. Un client se plaint d’une erreur de calcul effectuée par le notaire. Notre service va demander au notaire de vérifier son calcul, de proposer une solution s’il y a effectivement une erreur en défaveur du client. Nous ne pouvons pas condamner le notaire à payer la différence éventuelle.
3. Un client considère que le notaire a mal effectué son travail (erreurs systématiquement corrigées par le client) et qu’il ne peut donc pas facturer ses prestations au tarif plein. Notre service va demander au notaire son point de vue et sa proposition éventuelle. Nous ne pouvons pas condamner le notaire à procéder à une diminution de sa facture.